Contrato de transmisión de datos personales entre OVI y la inmobiliaria
Última actualización: 20 de octubre de 2026
Este contrato hace parte de los Términos y condiciones de uso de OVI (https://ovi.immo/terminos) y regula cómo trata OVI los datos personales que cada inmobiliaria carga o recibe en la plataforma. Se celebra en cumplimiento del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015), que exige un contrato cuando el responsable de los datos los transmite a un encargado.
La inmobiliaria lo acepta al crear su cuenta y aceptar los Términos, o desde el panel cuando hay una versión nueva. Si necesita una versión firmada para sus archivos, puede pedirla a legal@ovi.immo.
1. Partes
- La inmobiliaria (en adelante, “el Responsable”): la persona natural o jurídica que crea una cuenta de inmobiliaria en OVI, identificada con los datos que registró en la plataforma.
- OVI (en adelante, “el Encargado”): OVI Proptech S.A. (en constitución), NIT en trámite, con domicilio en Ciudad de Panamá, Panamá, correo legal@ovi.immo.
2. Objeto
El Responsable encarga a OVI el tratamiento de los datos personales descritos en la sección 3, solo para prestar el servicio contratado: guardar, organizar, mostrar al equipo del Responsable, publicar lo que él decida y enviar las comunicaciones que él ordene desde el panel.
OVI no es responsable de esos datos. No decide para qué se usan, no los usa para fines propios, no los vende ni los cede, y no los combina con los de otras inmobiliarias.
3. Datos y titulares
| Titulares | Datos | Para qué los trata OVI por cuenta del Responsable |
|---|---|---|
| Propietarios y mandantes | Nombre, documento, teléfono, correo, dirección, datos del inmueble, respuestas a informes y a verificaciones de disponibilidad, contratos y documentos que suba el Responsable | Administrar el inventario, verificar la disponibilidad, enviar informes y firmar documentos |
| Interesados, compradores y arrendatarios | Nombre, teléfono, correo, mensajes, búsquedas, visitas y negocios | Atender consultas desde el portal, el chat y WhatsApp, agendar visitas y hacer seguimiento |
| Colegas y aliados | Nombre, teléfono y mensajes | Verificar disponibilidad y compartir inventario autorizado |
| Equipo del Responsable | Nombre, correo y acciones en el panel | Dar acceso al panel con los permisos que defina el Responsable |
OVI no pide datos sensibles. Si el Responsable sube documentos que los contienen, debe contar con la autorización expresa de su titular (artículo 6 de la Ley 1581 de 2012).
4. Obligaciones del Responsable
El Responsable se obliga a:
- Tener una política de tratamiento de datos personales y publicarla. OVI le ofrece una plantilla y una página pública en
https://ovi.immo/inmobiliaria/<nombre-de-la-inmobiliaria>/privacidad, que el Responsable debe revisar y completar en Ajustes → Datos personales. - Contar con la autorización de cada titular, o con otra base legal, antes de cargar sus datos en OVI, y poder probarla. Cuando el titular escribe desde un formulario de OVI, OVI guarda por cuenta del Responsable la evidencia de la autorización (texto, versión, fecha, IP y navegador).
- Cargar solo los datos necesarios para la finalidad y mantenerlos veraces y actualizados.
- Atender las consultas y reclamos de sus titulares en los plazos de la ley (10 días hábiles para consultas y 15 para reclamos), con las herramientas que OVI pone en el panel.
- Dar a cada persona de su equipo solo los permisos que necesita, en particular el de “Ver datos del propietario”, y retirar el acceso a quien deje de trabajar con él.
- Evaluar por su cuenta si debe inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.
5. Obligaciones de OVI como encargado
OVI se obliga a (artículo 18 de la Ley 1581 de 2012):
- Tratar los datos solo según las instrucciones del Responsable, que se entienden dadas por lo que él configura y hace en el panel, y por este contrato.
- Aplicar las medidas de seguridad de la sección 7 para impedir que los datos se pierdan, se consulten sin autorización o se alteren.
- Garantizar que solo acceden a los datos las personas de OVI que lo necesitan para prestar el servicio o dar soporte, con obligación de confidencialidad. Cuando un administrador de OVI necesita ver el panel de una inmobiliaria para darle soporte, lo hace en modo de solo lectura, por un máximo de una hora y queda registrado en la bitácora de esa inmobiliaria.
- Ofrecer al Responsable herramientas para conocer, exportar, corregir y suprimir los datos de un titular, y para borrar de forma automática a los interesados inactivos.
- Remitir al Responsable, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, cualquier consulta o reclamo de un titular que llegue a OVI por error.
- Registrar la leyenda “reclamo en trámite” o “información en discusión judicial” cuando el Responsable lo indique. Cuando el reclamo llega por el formulario de la página de la inmobiliaria en el portal, el panel muestra la leyenda “reclamo en trámite” y su motivo en la ficha de la persona desde que llega hasta que el Responsable lo marca atendido.
- Abstenerse de entregar los datos a terceros, salvo a los subencargados de la sección 6 o cuando lo ordene una autoridad competente. En ese caso, OVI avisará al Responsable antes de entregarlos, salvo que la ley o la orden lo prohíban.
- Avisar al Responsable sin demora injustificada, y en todo caso dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a confirmarlo, de cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, con lo que se sabe del incidente y lo que se hizo para contenerlo, para que el Responsable pueda informar a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares cuando corresponda.
- Colaborar con el Responsable cuando la Superintendencia de Industria y Comercio le pida información sobre el tratamiento.
6. Subencargados
El Responsable autoriza a OVI a usar estos proveedores para prestar el servicio. Algunos están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea, y tratan los datos solo para lo indicado:
| Proveedor | Para qué |
|---|---|
| Cloudflare | Alojamiento de la aplicación, archivos, fotos y documentos, red y protección contra ataques |
| Supabase y Neon | Base de datos administrada |
| Resend | Envío de correos |
| Meta Platforms (WhatsApp Business) | Mensajes de WhatsApp, solo si el Responsable conecta su número |
| Sincronización con la hoja de cálculo del Responsable, solo si él la conecta | |
| OpenAI y Anthropic | Redactar descripciones, borradores de respuesta y mensajes de seguimiento, e interpretar órdenes y pedidos (el Responsable decide si los seguimientos salen solos o los aprueba un asesor), siempre sin nombres, teléfonos, correos ni direcciones de titulares |
| Mercado Pago | Cobro del servicio a la inmobiliaria (no recibe datos de los titulares del Responsable) |
Los portales inmobiliarios a los que el Responsable decide publicar reciben los datos del inmueble y de la inmobiliaria, nunca los del propietario ni de los interesados, y actúan bajo su propia política.
OVI avisará al Responsable por correo y en el panel, con al menos quince (15) días de anticipación, antes de agregar o cambiar un subencargado. Si el Responsable no está de acuerdo, puede terminar el contrato y exportar sus datos según la sección 9.
7. Medidas de seguridad
OVI mantiene, como mínimo:
- Conexiones cifradas (HTTPS) y contraseñas guardadas con una función de derivación de claves (scrypt).
- Separación de los datos de cada inmobiliaria, revisada en cada petición.
- Permisos por persona, con el dato del propietario oculto para quien no tenga el permiso.
- Verificación en dos pasos disponible para todas las cuentas y obligatoria para los administradores de OVI.
- Llaves de integraciones (WASI, WhatsApp, redes) cifradas, que nunca vuelven al navegador.
- Documentos en almacenamiento privado, entregados solo con sesión y permiso.
- Bitácora de las acciones sensibles, sin contraseñas ni datos de los titulares.
- Copias de respaldo de la base de datos y un procedimiento para atender incidentes.
8. Transferencias internacionales
El Responsable conoce y acepta que los datos se alojan con los proveedores de la sección 6, fuera de Colombia. OVI elige proveedores con domicilio en países que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección o que se obligan por contrato a dar a los datos una protección equivalente.
9. Duración y fin del contrato
Este contrato dura lo mismo que la cuenta de la inmobiliaria en OVI. Al terminar, por cualquier causa:
- El Responsable puede exportar sus datos desde el panel durante los treinta (30) días siguientes.
- Vencido ese plazo, OVI suprime los datos personales del Responsable de la base de datos y del almacenamiento. Las copias de respaldo se sobrescriben en su ciclo normal, en un máximo de treinta (30) días más.
- OVI solo conserva lo que una ley le obligue a guardar, o lo necesario para defenderse de una reclamación, y por el tiempo que dure esa obligación.
10. Responsabilidad
Cada parte responde por el cumplimiento de sus propias obligaciones frente a los titulares y a las autoridades. OVI no responde por el tratamiento que el Responsable o su equipo hagan fuera de las instrucciones de la plataforma, por los datos que el Responsable cargue sin autorización ni por el uso que él haga de los datos que exporte.
11. Ley aplicable
Este contrato se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas colombianas de protección de datos personales.
12. Contacto
OVI Proptech S.A. (en constitución) NIT en trámite Ciudad de Panamá, Panamá Correo para datos personales: legal@ovi.immo