Una inmobiliaria maneja muchos datos personales: el celular de quien preguntó por un apartamento, la cédula del propietario, los ingresos de quien quiere arrendar, el correo de quien pidió que le avisaran de casas en venta. En Colombia, todo eso está protegido por la Ley 1581 de 2012, conocida como ley de protección de datos o de habeas data, y su reglamentación (el Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015).
Este artículo resume lo básico para el día a día. No reemplaza la asesoría de un abogado para tu caso.
Qué es un dato personal
Cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona: nombre, cédula, celular, correo, dirección, fotos, ingresos, referencias. Algunos son datos sensibles, como los de salud o los que revelan origen étnico u orientación política o religiosa: nadie está obligado a darlos y su uso tiene reglas más estrictas. Los datos de niños, niñas y adolescentes también tienen protección especial.
Los principios que más te tocan
Autorización previa, expresa e informada. Antes de guardar y usar los datos de alguien, esa persona debe autorizarlo, sabiendo para qué los vas a usar. Y tienes que poder probarlo después: una casilla marcada en un formulario con fecha, un mensaje, un documento firmado.
Finalidad. Los datos se usan para lo que dijiste. Si alguien te dejó su celular para que le enviaras información de un apartamento, eso no te autoriza a meterlo en una lista de difusión de todos tus inmuebles, ni a pasarlo a otra inmobiliaria.
Seguridad. Tienes que proteger los datos contra pérdida, acceso indebido o uso no autorizado. Una hoja de cálculo con cédulas y teléfonos que circula por correo o por WhatsApp es justo lo que la ley pide evitar.
Circulación restringida. Solo acceden a los datos quienes los necesitan para la finalidad autorizada.
Lo que debe tener tu inmobiliaria
- Una política de tratamiento de datos escrita y disponible: quién es el responsable, qué datos recoge, para qué, cuáles son los derechos de las personas y cómo ejercerlos.
- Un mecanismo para pedir y guardar la autorización en cada punto donde recoges datos: formularios web, visitas, solicitudes de arriendo.
- Un canal para consultas y reclamos, normalmente un correo, con alguien a cargo de responder.
- El registro en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio, si tu empresa está obligada. Hoy lo están las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT.
Los derechos de las personas, y los plazos
Quien te dio sus datos puede, en cualquier momento:
- Conocer qué datos suyos tienes y para qué los usas.
- Actualizar y rectificar lo que esté mal.
- Pedir prueba de la autorización que dio.
- Revocar la autorización y pedir que borres sus datos, salvo que tengas un deber legal o contractual de conservarlos.
- Quejarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio, que es la autoridad y puede imponer multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales.
Los plazos para responder son cortos: 10 días hábiles para una consulta (prorrogables 5 más, avisando) y 15 días hábiles para un reclamo (prorrogables 8). Por eso conviene que el canal tenga un responsable claro.
Situaciones de todos los días
- El interesado que escribió por un aviso. Puedes usar su contacto para responderle sobre ese inmueble y otros parecidos si así lo autorizó. Si después pide que no lo contacten más, se respeta.
- Compartir con otra inmobiliaria en una alianza. Pasar datos de un cliente a un aliado necesita que el cliente lo haya autorizado. Lo más seguro es compartir el inmueble, no la persona.
- El asesor que se va. Los datos son de la inmobiliaria, no del asesor, y no se los lleva en su celular. Por eso ayuda que vivan en un sistema con usuarios y permisos, y no en chats personales.
- Los documentos de un estudio de arriendo. Cédulas, certificados laborales y extractos son información muy delicada: pide solo lo necesario, guárdalo con acceso restringido y bórralo cuando ya no haga falta.
Cómo ayuda OVI
En el portal de OVI, los formularios para escribirle a una inmobiliaria desde la ficha y para crear una alerta de búsqueda piden la autorización de datos antes de enviar, con enlace a la política de privacidad. Las alertas además se confirman por correo y cada correo trae su enlace para darse de baja.
Dentro del panel, cada persona del equipo entra con su propio usuario y ve solo lo que su rol permite: por ejemplo, los datos del propietario solo los ve quien tiene permiso. Si quieres ordenar eso, en permisos del equipo inmobiliario explicamos cómo repartir el acceso.