En muchas inmobiliarias el inventario vive en una hoja que todos pueden ver y editar. Funciona hasta que alguien borra una fila, cambia un precio por error o se lleva el teléfono de los propietarios cuando se va. El problema no es la confianza: es que una hoja no sabe repartir el acceso.
Cuatro preguntas para cada persona
Antes de hablar de roles, vale la pena responder cuatro preguntas por cada persona del equipo:
- ¿Necesita ver todo el inventario o solo lo que tiene asignado?
- ¿Necesita ver los datos del propietario? Nombre, teléfono y dirección exacta son lo más sensible que tiene una inmobiliaria.
- ¿Puede cambiar datos o solo consultarlos?
- ¿Puede publicar, actualizar o retirar avisos de los portales? Un aviso mal publicado lo ve todo el mundo.
Con esas cuatro respuestas ya tienes el perfil de cada persona, sin importar cómo se llame su cargo.
Los datos del propietario son la parte delicada
Una inmobiliaria vive de sus captaciones, y una captación es, en buena parte, la relación con el propietario. Por eso conviene que solo vean su nombre, su teléfono y la dirección exacta quienes los necesitan para trabajar: quien capta, quien coordina visitas, quien negocia. El resto del equipo puede mostrar, publicar y vender el inmueble sin esos datos.
Hay además una razón legal: en Colombia, los datos personales de los propietarios están protegidos por la ley de protección de datos (Ley 1581 de 2012), y quien los recoge debe cuidarlos y usarlos solo para lo que se autorizó.
Cómo lo resuelve OVI
En OVI cada persona entra con su propio usuario, sin pagar por persona, y el dueño o un administrador decide qué puede hacer:
- Dueño y administrador pueden todo, incluido manejar el equipo, conectar WASI y ver el plan.
- Asistente trabaja el inventario con los permisos que se le prendan uno por uno: ver todo o solo lo asignado, crear, editar, ver el historial, ver o editar los datos del propietario, y publicar, actualizar o despublicar en los portales.
- Consulta puede mirar pero no cambiar nada. Sirve para un practicante, un aliado o alguien que apenas empieza. Cualquier asistente también se puede dejar en modo consulta por un tiempo.
Lo importante es que el bloqueo no es solo visual: si alguien no tiene permiso para algo, el servidor lo rechaza aunque intente hacerlo por otro camino. Y el historial deja ver quién cambió qué y cuándo.
Una configuración para empezar
| Persona | Qué le prenderías |
|---|---|
| Asesor comercial | Ver todo el inventario, crear y editar. Sin datos del propietario, salvo que capte |
| Asistente de publicación | Crear, editar, publicar y actualizar en portales. Sin datos del propietario |
| Quien coordina captación | Ver y editar los datos del propietario, ver el historial |
| Practicante o aliado | Modo consulta |
Es un punto de partida, no una regla. Lo que sí conviene es revisarlo cada vez que alguien entra o sale del equipo, y nunca compartir un mismo usuario entre varias personas: así el historial sirve de algo y, cuando alguien se va, basta con retirarle el acceso.
Cuando alguien se va
Este es el momento en el que más se nota la diferencia. Con una hoja compartida, quien se va puede haber descargado una copia completa, con todos los propietarios. Con usuarios y permisos, cada persona solo tuvo acceso a lo que necesitaba, y el día que sale se le retira el acceso en un minuto. Si quieres ver cómo funciona el resto de la oficina, en la página para agentes está todo lo que hace OVI hoy.