Captar un inmueble es la parte del trabajo que menos se ve y la que más problemas evita. Lo que preguntes en la primera llamada, lo que revises en la visita y lo que firmes con el propietario define si el aviso sale completo, si el precio aguanta y si la comisión llega sin discusiones.
Esta guía es informativa. El contrato con el propietario y la revisión de los títulos conviene validarlos con un abogado, y los temas de impuestos, con tu contador.
La primera llamada
Unas pocas preguntas por teléfono te ahorran una visita perdida:
- ¿El inmueble está a su nombre? Si no, quién es el dueño y quién va a firmar. Pregunta si hay varios propietarios, una sucesión sin terminar o una hipoteca.
- ¿Venta o arriendo, y por cuánto? Escucha el precio que tiene en mente, sin discutirlo todavía.
- ¿Está habitado? Por el propietario, por un arrendatario o vacío. Eso define quién abre la puerta y con cuánto aviso.
- ¿Está con otra inmobiliaria o publicado por su cuenta? Así sabes si tiene sentido hablar de exclusividad.
- ¿Qué papeles tiene a mano? Pídele tener lista la escritura y el último recibo del predial para la visita.
Qué revisar en la primera visita
Llega con un metro o un medidor láser, el celular cargado y tiempo. Lo que anotes ese día es la base del aviso y del precio.
- Estado. Humedades, grietas, pisos, cocina, baños, ventanas e instalaciones. Pregunta qué se ha remodelado y cuándo.
- Área real contra área de la escritura. Mide y compara con lo que dicen los documentos. Si no coinciden, por una ampliación o un balcón cerrado, publica el área que puedas respaldar con papeles y explica la diferencia. El comprador y su banco van a mirar la escritura, no el aviso.
- Garaje y cuarto útil. ¿Tienen matrícula inmobiliaria propia o son de uso exclusivo asignado por el reglamento? Con matrícula propia son inmuebles aparte, con su propio certificado, y tienen que quedar incluidos en la venta.
- Administración. El valor de la cuota mensual y si el propietario está al día.
- Cuotas extraordinarias. Si hay alguna aprobada o en discusión en la asamblea, por ejemplo para la fachada o los ascensores, y quién la va a pagar.
- Fotos. Si el inmueble está listo, tómalas ese día; si no, acuerda cuándo volver. Qué datos y qué fotos no pueden faltar está en los datos de un buen aviso.
Los papeles antes de publicar
No publiques con la promesa de que los papeles llegan después. Pide estos antes de que salga el aviso:
- Certificado de tradición y libertad reciente, de no más de un mes, de cada matrícula: el apartamento y, si tienen la suya, el garaje y el útil. Revisa quién figura como propietario y si hay hipotecas, embargos o afectaciones. En la guía de vivienda usada explicamos cómo leerlo.
- Copia de la escritura con la que el propietario compró. Ahí están el área, los linderos y, si es propiedad horizontal, la referencia al reglamento.
- Paz y salvo de administración, o por lo menos el último estado de cuenta.
- Impuesto predial del año: el recibo pagado o el paz y salvo.
- Cédula del propietario. Si son varios, la de cada uno. Si firma otra persona, el poder que la autoriza y su cédula. Si el propietario es una empresa, el certificado de existencia y representación legal.
- Reglamento de propiedad horizontal, si aplica. Dice qué usos permite el conjunto, por ejemplo arriendos por días o uso comercial. Léelo antes de prometerle algo a un interesado.
Lo que aparezca en esos papeles también es parte del precio. Una hipoteca se puede cancelar con la venta, pero un embargo impide vender hasta que se levante. Mejor saberlo hoy que en la notaría.
El acuerdo con el propietario, por escrito
El acuerdo de palabra funciona hasta que algo sale mal. En venta, lo usual es un contrato de corretaje, que el Código de Comercio regula en los artículos 1340 y siguientes. En arriendo, si además vas a administrar el inmueble, lo usual es un contrato de administración o de mandato, en el que la inmobiliaria suele recibir el canon, girarlo al propietario descontando su comisión y atender al arrendatario.
Sea cual sea, que diga por lo menos esto:
- Comisión. El porcentaje o el valor, sobre qué se calcula, cuándo se causa (a la firma de la promesa, de la escritura o del contrato de arriendo) y quién la paga. Si no dice quién la paga, el Código de Comercio prevé que la paguen las partes del negocio por partes iguales, y casi nunca es lo que se tenía en mente.
- IVA. Depende de si la inmobiliaria es responsable de IVA. Pregúntale a tu contador cuál es tu caso y deja escrito si la comisión pactada lo incluye o se suma.
- Exclusividad. Si la hay y por cuánto tiempo. Con exclusividad, di qué haces tú a cambio: en qué portales publicas y cada cuánto le cuentas cómo va. Sin ella, deja claro qué pasa si vende otra inmobiliaria o el propietario directamente.
- Duración y terminación. Desde cuándo, por cuánto tiempo, si se prorroga solo y con cuánto aviso se puede terminar. Muchos contratos agregan que la comisión se mantiene si, dentro de cierto plazo después de terminar, el propietario le vende a alguien que tú le presentaste. Si lo pactas, deja por escrito a quiénes presentaste.
- Precio de salida y cambios. El precio con el que se publica y quién aprueba subirlo o bajarlo. Que cada cambio quede por escrito, aunque sea en un mensaje. Para definirlo con comparables, mira cómo poner el precio antes de publicar.
- Publicación. La autorización para tomar y publicar fotos y videos, en qué portales y redes, y si se muestra la ubicación aproximada.
- Visitas y llaves. Quién muestra el inmueble, en qué horarios y con cuánto aviso si está habitado. Si te dejan llaves, quién las guarda, cuántas copias hay y una constancia de entrega y devolución.
- Datos personales. La Ley 1581 de 2012 exige la autorización previa, expresa e informada del propietario para tratar sus datos. Cuéntale para qué los vas a usar y cómo puede consultarlos, corregirlos o pedir que se borren. Es lo mismo que con los interesados: está en lo básico de la Ley 1581.
Sobre el valor: las referencias de comisión cambian según la ciudad y el negocio, y las lonjas de propiedad raíz publican tarifas de referencia. Sirven para explicarle al propietario de dónde sale tu cifra.
Cargar el inmueble al inventario
Con la visita hecha, los papeles revisados y el contrato firmado, el inmueble entra al inventario. Ahí hay dos tipos de datos que no deberían mezclarse:
- Los del inmueble: áreas, características, fotos y precio. Son los que van al aviso.
- Los del propietario: nombre, cédula, celular y el precio mínimo que te confió. Esos solo los necesitan quien captó y quien coordina la captación, no todo el equipo.
Guarda también los papeles con el inmueble: certificado, escritura, contrato y autorización de datos. Cuando llegue una oferta, los vas a necesitar a la mano. Cómo repartir quién ve qué lo explicamos en permisos en una inmobiliaria.
En OVI, los datos del propietario solo los ve quien tiene permiso para eso, y la ficha de cada inmueble muestra qué datos le faltan antes de publicar. El resto de lo que hace OVI hoy está en la página para agentes.