Alguien vio un apartamento en un portal y te escribió por WhatsApp. Es común que esa misma persona le escriba a varias inmobiliarias a la vez, y se queda con la que le responde claro y a tiempo.
Esta guía va desde la primera respuesta hasta el seguimiento, con mensajes de ejemplo que puedes adaptar.
Responde rápido, aunque sea corto
Es mejor un mensaje corto a los pocos minutos que uno perfecto al día siguiente, cuando la persona ya cuadró visita con otra inmobiliaria. Si estás en una visita o manejando, basta con avisar: “Hola, ya te escribo con los datos del apartamento”.
El primer mensaje: qué inmueble, cuánto y si está disponible
Si el mensaje trae el enlace o el código del aviso, ya sabes por cuál inmueble pregunta. Si solo dice “¿Sigue disponible?”, pregunta por el barrio, el código o el portal donde lo vio antes de dar información.
Con eso claro, el primer mensaje confirma cuál es (barrio, área, habitaciones), da el precio o el canon, la administración, y dice si está disponible:
Hola, Laura. Soy Andrés y te escribo por el apartamento de Cedritos que viste: 72 m², 3 habitaciones y parqueadero. Está en $420.000.000, la administración es de $310.000 al mes y sigue disponible. ¿Lo buscas para vivir o para invertir?
Terminar con una pregunta mantiene viva la conversación.
Tres o cuatro preguntas para saber qué necesita
No conviertas el chat en un formulario. Haz una o dos preguntas por mensaje:
- Presupuesto, contando la administración.
- Fecha en que necesita mudarse o comprar.
- Forma de pago, si es venta: crédito hipotecario, leasing habitacional o contado. Si es con crédito, pregunta si ya lo tiene aprobado.
- Respaldo, si es arriendo: estudio con aseguradora o codeudor. Si tiene dudas con los requisitos, mándale nuestra guía para arrendar vivienda en Colombia.
Con eso sabes si vale la pena agendar visita o mostrarle otra opción. Y si pregunta si el precio es negociable, es más fácil sostenerlo cuando se fijó con datos, como explicamos en cómo fijar el precio antes de publicar.
Manda la ficha, no veinte fotos sueltas
Veinte fotos seguidas llenan el chat, tardan en descargar y al día siguiente nadie recuerda cuál era de cuál apartamento. Un solo enlace a la ficha, con las fotos en orden, el precio y la administración, se puede abrir otra vez y reenviar a quien decide con la persona.
Acompáñalo de una línea según lo que te contó: “tiene el estudio que buscabas” vale más que la lista completa de características. Si mandas varias opciones, numéralas, así te puede responder “me gusta la 2”.
Propón la visita con dos horarios concretos
“¿Cuándo puedes venir?” obliga a revisar la agenda y responder después, y muchas veces ese después no llega. Dos opciones concretas se responden en un segundo:
¿Te sirve verlo el jueves a las 5:30 p. m. o el sábado a las 10:00 a. m.? Si ninguna te queda bien, dime qué día te sirve y lo cuadro con el propietario.
Cuando confirme, mándale la dirección, si piden documento en portería, y un recordatorio el día anterior. Antes de ir, puedes compartirle nuestra lista de qué revisar antes de visitar un inmueble: llega con mejores preguntas y la visita rinde más.
Qué escribir después de la visita
Ese mismo día, agradece, resuelve lo pendiente y pregunta qué le pareció:
Laura, gracias por venir hoy. Quedó pendiente el último recibo de administración y el certificado de tradición y libertad: te los mando mañana antes del mediodía. ¿Qué te pareció? Si algo no te convenció, cuéntame y te busco otras opciones.
Si lo va a pensar, acuerden cuándo vuelven a hablar, por ejemplo “¿te escribo el lunes?”. Así el siguiente mensaje llega porque lo acordaron. Si no le gustó, pregunta por qué: te ayuda a mostrarle algo que sí le sirva, y también le sirve al propietario.
Cuándo volver a escribir sin volverte spam
Mucha gente no responde porque se le pasó, no porque perdiera el interés. Para que el seguimiento ayude y no moleste:
- Cada mensaje trae algo nuevo: un documento pendiente, un cambio de precio, una opción parecida que entró. “¿Qué pensaste?” repetido no aporta nada.
- Espacia los mensajes: por ejemplo, a los dos días, a la semana y a las tres semanas.
- El último deja la puerta abierta: dile que no vas a insistir y que, si cambia lo que busca, te escriba.
- Si te dice que ya encontró o que no le escribas más, para, y déjalo anotado.
Horarios y baja: lo que pide la Ley 2300
Esto es una guía práctica, no asesoría legal. Para tu caso, consulta con un abogado.
La Ley 2300 de 2023, conocida como “Dejen de fregar”, limita cuándo y cuántas veces una empresa puede contactar a un consumidor para cobrarle o para enviarle mensajes comerciales, y pide hacerlo por los canales que la persona autorizó. OVI trata los seguimientos a interesados como mensajes comerciales y les aplica estas reglas:
- Solo salen de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos.
- Máximo uno al día a la misma persona. Si en los últimos siete días ya salió uno por otro canal, el siguiente espera a que se cumpla la semana.
- Cada seguimiento por WhatsApp termina con “Si no quieres recibir más mensajes, responde NO.”. Quien responde NO queda dado de baja, y por correo la baja es con un enlace. A quien se dio de baja no se le programan más seguimientos.
Es una buena referencia también para lo que mandas desde tu celular: si no es la respuesta a algo que te acaban de preguntar, mándalo dentro de ese horario.
Anota todo para que nadie le escriba dos veces
Si varias personas atienden el mismo número, o el interesado le escribe a dos asesores, pasa lo peor: le responden dos veces con datos distintos, o nadie le responde porque cada uno creyó que el otro ya lo hizo. Anota cada conversación en un solo lugar, no en el chat personal de cada asesor:
- Por cuál inmueble preguntó y por dónde llegó.
- Sus respuestas: presupuesto, fecha, forma de pago o respaldo.
- Qué le mandaste, qué quedó pendiente y el próximo paso, con fecha.
- Quién lo tiene a cargo: una sola persona por interesado.
- Si autorizó el uso de sus datos y si pidió que no le escriban más.
Lo último es de ley. Si vas a guardar su contacto para avisarle de otros inmuebles, pídele autorización y dile para qué: “¿Te guardo el contacto para avisarte si entra algo parecido? Solo lo usamos para eso y nos puedes pedir que paremos cuando quieras”. La Ley 1581 de 2012 pide que la autorización sea previa, expresa e informada, que la puedas probar y que la persona pueda retirarla, como contamos en los datos de tus interesados y la Ley 1581.
Y si los contactos viven en un sistema con usuarios, y no en el celular de cada asesor, cuando alguien se va del equipo la información se queda en la inmobiliaria. En permisos del equipo inmobiliario explicamos cómo repartir quién ve qué.
Cómo ayuda OVI
En OVI, cada interesado tiene su ficha en Interesados, con su etapa, quién lo tiene a cargo, sus visitas y una bitácora de notas, y Para hoy muestra a los nuevos que siguen sin respuesta. Desde el inventario seleccionas varios inmuebles y Copiar para WhatsApp te los deja listos, numerados, para copiar y abrir en WhatsApp, con el enlace de la ficha primero para que se vea la vista previa con la foto. Las visitas van a la Agenda, y los seguimientos respetan la Ley 2300 y se detienen solos si el interesado responde, agenda una visita o pide la baja. En la página para agentes está todo lo que hace OVI hoy.